Advocaten software: De keuzes

Advocaten software is veelal een lastige keuze binnen ieder advocaten kantoor. Veel gestelde vragen over advocaten software zijn dan welke software voor de advocatuur er ingekocht moet worden of welke IT hulpmiddelen er aangeschaft dienen te worden. Veel advocaten weten na enige tijd oriënteren niet meer wat zij moeten aanschaffen en welke software er goed is voor hun kantoor.

Advocaten software keuze: De basis

In de ‘legal tech’ sector, bestaande uit dienstverleners op het gebied van software voor advocaten, is er al meteen een onderscheid te maken tussen twee belangrijke termen: Cloud en Stand-alone. Kiest u voor een zogenaamde cloud versie of een stand-alone oplossing? Wanneer u kiest voor een cloud oplossing vergroot u de mogelijkheden voor het thuiswerken en maakt de software uw advocaten praktijk een flexibeler. Daarnaast heeft u profijt van de voordelen als extern beheer en een actuele werkomgeving gebaseerd op de laatste technologische standaarden. In het geval van een ‘stand-alone’ oplossing heeft u het voordeel dat u geen continue internetverbinding nodig heeft maar gewoon uw huidige software kunt blijven gebruiken die lokaal op uw computer staat. Een stand-alone oplossing kenmerkt zich door veelal grote investeringen door de het arbeidsintensieve traject wat er aan vooraf gaat bij het kiezen voor een stand-alone software oplossing voor uw advocaten kantoor. Dit omdat de oplossing op ieder systeem in uw praktijk geconfigureerd dient te worden en er ook veelal een specifiek netwerk aangelegd dient te worden. De meeste advocaten hebben geen tijd of ervaring met de implementatie van lokale software oplossingen. Hierdoor kunnen de kosten sterk oplopen in het opstart traject.

Welke software oplossing kiezen?

Als u de keuze heeft kunnen maken tussen een cloud of een stand-alone oplossing rest nog de vraag welke software diensten u gaat aanschaffen. Deze keuze hangt compleet af welke behoefte uw juridische praktijk heeft. Indien u veel tijd kwijt bent aan het factureren en het registreren van uren dan is het aanschaffen van een pakket die hier in voorziet een logische keuze. Onderzoek heeft uitgewezen dat het meeste besparingspotentieel zit in het digitaal beheren van documenten. Dit omdat uw het uw core business omvat als advocaat of jurist. U bent als advocaat of jurist 60 procent van uw tijd op een werkdag bezig met het werken en zoeken in/naar documenten. De meeste advocaten doen dit nog op papier of in de moderne vorm digitaal in kantoor software als Adobe Acrobat of MS Office. U begrijpt uiteraard dat een efficiency verbetering op uw kernproces al snel kan leiden tot hoge besparingen op jaarbasis.

Ricoh heeft een onderzoek gepubliceerd in samenwerking met Gartner waaruit blijkt dat de een advocaat ongeveer 21 procent van zijn tijd op een werkdag kwijt is aan het zoeken en hercreëren van documenten. Deze 21 procent kan door het toepassen van documentbeheer software voor de advocatuur verlaagt worden tot ongeveer vijf procent. Deze besparing gecombineerd met een gemiddeld hoog uurloon van een advocaat levert jaarlijks een fikse besparing op die kan oplopen tot een modaal salaris per advocaat per jaar.

Vanwege bovenstaande reden niet geheel vreemd dat wij aanraden om documentbeheer binnen uw juridische praktijk goed te verzorgen. De advocaten software van Files42 voor het goed beheren van documenten kan hierbij helpen. Daarnaast hoeft goede document management software voor de advocatuur niet door te zijn wanneer u kiest voor een cloud oplossing als Files42. Ontdek Files42 of bekijk de prijzen.